Factuur niet betaald: stappenplan (B2B)
Begin met rust, eindig met scherpte
Wanbetaling door een zakelijke debiteur komt vaak voort uit administratie, cashflow of een meningsverschil over levering. Een stappenplan—zoals ook door onder meer het Ondernemersplein wordt beschreven—helpt u snel te handelen zonder onnodig de relatie te breken. Dit artikel beschrijft de gebruikelijke volgorde voor B2B.
Algemene informatie, geen juridisch advies op uw dossier. Voor particuliere schuldenaren gelden aparte incassoregels.
Stap 1: controle en vriendelijke herinnering
Controleer factuurnummer, bedrag en vervaldatum. Stuur kort na de termijn een betalingsherinnering—helder en zakelijk, liefst met de factuur opnieuw als bijlage. Veel openstaande post blijkt een vergeten boeking of spamfilter.
Lees verder over inhoud en opbouw: betalingsherinnering en aanmaning.
Stap 2: bel en leg vast
Persoonlijk contact werkt vaak sneller dan mail alleen. Vraag of de factuur technisch in orde is, wanneer betaling gepland staat en noteer datum, naam en afspraak. Bevestig afspraken in een korte e-mail (“Zoals telefonisch besproken …”). Bij een betalingsregeling: termijnen, rente en wat er gebeurt bij gemiste termijn scherp formuleren.
Stap 3: formele aanmaning en rente/kosten
Blijft betaling uit, dan volgt een aanmaning (sommatie) met termijn—veelvoorkomend is veertien dagen in B2B-praktijk, sluit af met uw algemene voorwaarden. U kunt wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten aankondigen waar u daartoe gerechtigd bent. Zie rente en incassokosten.
Stap 4: opschalen of uitbesteden
Blijft alles onbetaald, dan is het moment gekomen om externe inzet te overwegen. Bij Van den Bosch kunt u buitengerechtelijke B2B-incasso starten: zie incasso uit handen geven. Voor een procedure: procesvoering.
Veelgestelde vragen
Hoe snel moet ik reageren als een zakelijke klant niet betaalt?
Plan uw eerste herinnering kort na verval (bijvoorbeeld enkele werkdagen). Lange stilte maakt incasseren moeilijker en verhoogt debiteurenrisico. Regelmatige opvolging hoort bij goed debiteurenbeheer.
Is het stappenplan hetzelfde voor particuliere klanten?
Nee. Consumenten vallen onder de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) met o.a. verplichte kosteloze aanmaning en vaste tariefschijven. Tussen bedrijven is de situatie juridisch anders. Onze minnelijke incasso is er voor ondernemingen en rechtspersonen.
Verder lezen in dit dossier
Het incassotraject stap voor stap
